Feb 8, 2010von Hans Schmitz
Management- und Controllingsysteme
Was ist eigentlich ein Managementsystem? Nach Definition der ISO 9000 handelt es sich dabei um “aufeinander abgestimmte Tätigkeiten zum Lenken und Leiten einer Organisation”, d.h. es geht um alle Tätigkeiten, die die Unternehmenspolitik, die Ziele und Verantwortlichkeiten festlegen und diese durch Planung, Lenkung, Ergebnisbeurteilung und Verbesserung verwirklichen. Einigkeit besteht darüber, dass solche Systeme auf der Grundlage des täglichen Handelns aufgebaut werden. Diese Tätigkeiten werden über Prozesse dargestellt; aus diesem Grunde spricht man auch von prozessbasierten Systemen.
Ging es in der Vergangenheit verstärkt um die Erfassung, Modellierung und Einführung von Prozessen in das Unternehmen, geht es nunmehr verstärkt um den Betrieb der Prozesse, d.h. um die Führung die Organisation das Controlling und die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse.
Ziel unserer aktuellen Projekte ist es, die im Unternehmen bestehenden Systeme zu nutzen und über das prozessbasierte Managementsystem den Mitarbeitern des Unternehmens transparent Informationen zu den Managementsystemen bereitzustellen. Dabei wurde frühzeitig bereits der Ansatz des Integrierten Managementsystems verfolgt, d.h. es werden auf der Grundlage der Geschäftsprozesse vielfältige Informationen in einer Web-Umgebung (Web 2.0) bereitgestellt.
Die Lehren der Vergangenheit
1. Strategisches Prozessmanagement richtet alle Prozesse grundsätzlich auf die Unternehmensstrategie aus. Operatives Prozessmanagement kümmert sich um die Umsetzung. Ohne ein vernünftig aufgebautes strategisches Prozessmanagement kann auch kein operatives Prozessmanagement funktionieren.
2. Die Erfüllung organisatorischer Rahmenbedingungen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Einführung eines funktionierenden unternehmensweiten Prozessmanagementsystems.
3. Messgrößen bilden die Leistungsfähigkeit von Prozessen ab. Sie werden vom Prozessergebnis rückwärts entwickelt.
4. Prozessmanagement verlangt eine klare organisatorische Aufgabendefinition, Festlegung von Verantwortlichkeiten und Abstimmung mit der Linie.
5. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess übersetzt die Ergebnisse des Prozesscontrollings in konkrete Aktionen.
Zur Vereinfachung und Erfassung der Wechselbeziehung zwischen den Prozessen wurde die Methodik des durchgängigen Auftrag-Ergebnis-Konzeptes entwickelt. Diese basiert auf dem SixSigma Modell SIPOC, wurde aber um zusätzliche Elemente ergänzt.
Für das AKRA-Vorgehensmodell KLEPEK (Kunde-Lieferant-Eingaben-Prozess-Ergebnisse-Kunde) wird auf der Basis der am Heinz-Nixdorf Institut Paderborn entwickelten OMEGA-Methode ein KLEPEK Erfassungsworkshop konzipiert. Im Rahmen dieses Workshops werden alle für einen Prozess relevanten Informationen in Form eines Prozesssteckbriefes zusammengetragen und das Zusammenwirken der Prozesse untersucht. Es werden schon heute Informationen zu einem Prozess in einer Datenbank zu erfasst und dem Mitarbeiter in einer Portallösung zur Verfügung gestellt
Hierzu gehören
- Kunden und Lieferanten des Prozesses (sowohl intern, als auch extern)
- Aufträge, Zulieferungen und Ergebnisse dieses Prozesses
- Prozessziele (abgeleitet aus den Unternehmenszielen, aufgegliedert in Ziele für die einzelnen Managementbereiche)
- Regeln, Vereinbarungen und anweisende Unterlagen
- Unterstützende Systeme.
Der Ansatz hierzu ist in unseren Kundenprojekten bereits umgesetzt. In einer “Datenbank werden aus dem Prozessmodell des Unternehmens ausgelesene Informationen aufbereitet und dem Benutzer im Unternehmensportal prozessbezogen bereitgestellt.
Konzeption eines prozessbasierten Controllingsystems
Einer unserer aktuellen Schwerpunkte ist die Einführung eines prozessbasierten Controlling-Konzeptes. Hierzu wurden in der Vergangenheit schon erste Werkzeuge entwickelt und angewendet:
- Die Prozessreifebewertung, um die Entwicklung des Reifegrades eines Prozesses zu verfolgen
- die Prozesspriorisierung, um die Wertigkeit eines Prozesses für einzelne Managementdisziplinen festzustellen
Auf dieser Grundlage geht es in diesem Jahr um die Weiterentwicklung zu einem durchgängigen Prozesscontrolling, d.h. u.a. Definition der Prozessziele und ableiten von Messgrößen, festlegen von Messwerten und ableiten von Prozessindikatoren, darstellen der Umsetzung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, verbinden der unterschiedlichen Führungsebenen mittels eine logischen Kette von Messgrößen, die operationale und strategische Ziele integrieren.
